BAB I PENDAHULUAN
1. IDE / GAGASAN
Bertitik tolak dari ungkapan “tak ada yang permanen kecuali perubahan itu sendiri ( nothing is permanent except change)”, maka diperlukan satu cara untuk melaksanakan intervensi dengan ke-mampuan dari dalam bukan datang dari luar.
Usaha untuk melaksanakan intervensi tersebut berbuah suatu ide / gagasan dengan menguraikan unsur-unsur yang saling terkait dalam mempengaruhi pikiran dan tindakan untuk menyeimbangkan lokika dan mental melalui suatu proses terintergrasi dalam proses pengam-bilan keputusan dalam kesediaannya untuk berubah karena tuntutan pembaharuan itu sendiri.
Untuk melaksanakan ide / gagasan tersebut diperlukan suatu konsepsi sebagai pedoman. Konsepsinya dituangkan dari unsur-unsur yang terkait dalam kata yang bermakna yaitu KAPASITAS sebagai kata dimana setiap hurup memiliki satu makna yang saling terkait :
K menjadi KOMITMEN
A menjadi ARTI
P menjadi PROSES
A menjadi ANALISA
S menjadi SUKSES
I menjadi INTERGRASI
T menjadi TRANSFORMASI
A menjadi AMALAN
S menjadi SINERGI
Sekilas balik yang melatar belakangi lahirnya ide / gagasan KAPASITAS seperti yang kami ungkapkan dibawah ini :
• Sebagi konseptor menyadari sepenuhnya bahwa diperlukan suatu identitas dalam rangka mengisi makna dalam kehidupan ini apakah organisasi menginginkan sukses dalam memasuki abad 21 yang ditopang kesediaan untuk melaksanakan pembaharuan terus menerus melalui perubahan yang berencana.
• Pada masa resesi dapat melahirkan resesi yang berkepanjangan karena banyak pelaku dalam kehidupan ekonomi mewujudkan harapan palsu untuk menutup ketiidak kemampuannya dalam mengidentifikasi situasi, yang mana menjadi masalah kritis, masalah pokok dan masalah insidentil.
• Dalam masa yang penuh ketidak pastian dapat merubah pola perilaku konsumen untuk menahan diri tapi dapat pula sebaliknya karena kemampuan profesionalisme, inovatip dan proaktif mampu meraih peluang.
• Adanya kecenderungan yang tidak seimbang dimana satu sisi kecepatan perubahan teknologi dapat diramalkan tapi disisi lain para pelaku ekonomi menunjukkan adanya ketidak mampuan relatip untuk mengeksploitasikannya untuk memenuhi kepuasan kon-sumen.
• Perubahan aspek eksternal lingkungan bisnis dengan tingkat yang berbeda-beda maka perusahaan dengan budaya yang kuat mampu mempengaruhinya karena nilai proaktif tumbuh dan berkembang mengikuti pperubahan dan sebaliknya pada kebanyakan perusahaan tidak mampu kebiasaannya berubah dari nilai reaktif.
• Tekanan-tekanan atas situasi yang kita gambarkan itu sudah seharusnya memberikan dorongan bagi CEO dan para profesional sumber daya manusia serta karyawannya untuk meningkatkan pngetahuan, keterampilan, wawasan, pengelaman, ambisinya dalam memasuki dunia abad baru dan belajar serta mengembangkan diri secara berkelanjutan.
• Tidak heran yang mengatakan dalam tahun 1990-an bahwa manajemen modern adalah kegiatan yang menantang karena faktor globalisasi, persaingan, konsep produk atau jasa baru, teknologi, komunikasi untuk memproses informasi secara cepat dan murah serta menyebarkan ke layar-layar komputer keseluruh pelosok dunia.
2. DIFINISI SEBAGAI PENDEKATAN
KAPASITAS adalah pola pikir yang dirancang sebagai fungsi transformasi untuk melaksanakan perubahan berencana dengan melibatkan CEO dengan dukungan semua pihak yang terkait melalui suatu pendekatan SISTEM dalam usaha meningkatkan PERFORMANSI, PRODUKTIVITAS, AKUNTABILITAS dan KEPEMIMPINAN KOLABORASI dalam usaha mewujudkan peremajaan organisasi yang terus menerus agar fleksibel dan mudah dikontrol.
Jadi dengan pendekatan KAPASITAS adalah proses pengambilan keputusan dengan mengintergrasikan organ otak alat pikir dan hati alat menghayati sebagai suatu berpikir yang metodis artinya proses dari seluruh mental yang sadar kedalam satu kelompok tim yang berperan untuk melaksanakannya berbasiskan STI (sistem teknologi informasi)
3. MAKSUD TUJUAN
KAPASITAS dirancang untuk membangun kelompok tim yang profesional, inovatip dan antisipatif melalui gaya manajemen baru yang menekankan penguasaan pengetahuan, keterampilan dan sikap dalam mengidentifikasi peluang masa depan dengan menekankan bukan bagaimana memecahkan masalah melainkan menghindari masalah.
4. MEMPERGUNAKAN POLA PIKIR “KAPASITAS”
Individu, kelompok dan organisasi dalam melaksanakan pola pikir ini bertitik tolak dengan anggapan bahwa :
• CEO dan partisipan memiliki suatu KOMITMEN untuk mengubah keadaan.
• Melaksanakan komitmen tersebut melalui ARTI sebagai ancangan rekayasa dengan memanfaatkan teknologi informasi.
• Melaksanakan arti komitmen untuk mengubah keadaan yang buruk menjadi lebih baik melalui suatu PROSES dari input menjadi ouput.
• Melaksanakan proses bermula dari tindakan ANALISIS nisbah atas lingkungan internal yang sejalan dengan antisipasi sesuai dengan tuntutan perubahan zaman.
• Mencapai SUKSES bertitik tolak dari kemampuan mengindentifikasi situasi dan merumuskan masalah pada perspeknya melalui upaya kebersamaan melaksanakan strategi ekstrapolasi sumber daya yang tersedia.
• Rahasia sukses terletak karena adanya INTERGRASI jaringan kerja yang terorganisir sebagai elemen dalam rekayasa gabungan untuk melaksanakan reformasi aktivitas sesuai dengan informasi.
• Melaksanakan intergrasi merupakan langkah TRANSFORMASI untuk merealisasikan ancangan nilai untuk disosialisasikan sebagai formula organisasi yang resposip bahwa sistem informasi manajemen yang berlandaskan teknologi informasi.
• Wujud transformasi melahirkan aktualisasi AMALAN melalui kemampuan nalar tenaga manusia dalam melaksanakan akselerasi reformasi.
• Amalan meletakkan landasan untuk memanfaatkan SINERGI intlektual yang bersifat natural dengan pendekatan yang bersifat eklektis untuk melaksanakan ramuan gagasan yang timbul dai invidu menjadi inovatip dalam organisasi.
5. MANFAAT MENERAPKAN KAPASITAS BAGI INDIVIDU
DAN KELOMPOK
• Ia dapat menjadi daya dorong bagi yang ingin berubah sehingga partisipasinya menjadi efektif dalam keikutan mengubah keadaan sesuai dengan yang direncanakan.
• Ia dapat menimbulkan suatu respon yang lahir dari komitmennya sendiri untuk berubah sesuai dengan tuntutan peru-bahan.
• Ia dapat menjadi pedoman untuk melakukan penyesuaian diri terhadap pembentukan kebiasaan baru dalam kehidupan ini.
• Kebiasaan baru itu menjadi efektif karena adanya pengintergrasian dari unsur pengetahuan, keterampilan dan keinginan.
• Pengetahuan adalah motor penggerak yang harus dimilikinya sebagai kompetensi dalam ia menjawab “apa yang harus dilakukan
• Keterampilan adalah keterampilan teknis yang harus dimilikinya sebagai kompetensi dalam ia menjawab “bagaimana melakukannya”.
• Keinginan adalah suara hati yang timbul dari kemauannya sendiri untuk terlibat dalam menghadapi perubahan sebagai jawaban “mengapa mau melakukannya”.
6. MANFAAT MENERAPKAN KAPASITAS BAGI ORGANISASI
• Mengembangkan kompetensi sumber daya manusia dengan keterampilan, perangkat dan teknik untuk memaksimumkan potensi bakat kedalam kepemimpinan.
• Mengubah sumber daya manusia dalam kepercayaan diri melalui disiplin ilmu, konsep dan teori dalam proses pengambilan keputusan.
• Membangun motivasi sumber daya manusia rasa ingin tahu, membakar idealisme, membentuk komitmen dalam melaksanakan perubahan.
• Membangun rasa kebersamaan dalam komitmen sebagai tiang utama untuk mengubah keadaan dengan wawasan profesionalisme, inovatip dan proaktif.
7. ASUMSI MELAKSANAKAN PERUBAHAN
• Peran pelaku dalam melaksanakan KAPASITAS dapat ditempuh melalui suatu pendekatan revolusi dan atau evolusi.
• Diasumsikan bahwa % tingkat keterlibatan peran pelaku dalam melaksanakan KAPASITAS, melalui langkah revolusi dan atau evolusi seperti dibawah ini :
no. peran pelaku revolusi evolusi
1. Inisiator 1 % 2 %
2. Penganut awal 5 % 10 %
3. Penganut pertengahan 30 % 60 %
4. Penganut akhir 50 % 20 %
5. Orang yang terbelakang 14 % 8 %
1). Meremajakan perusahaan kedalam daur hidup yang prima memperlihatkanfleksibilitas yang lebih besar dan mudah dikontrol menuntut adanya struktur, strategi cepat tanggap, cepat berubah sesuai dengan proses yang diperlukan.
2). Budaya perusahaan tidak saja jauh lebih kuat dari yang disadari oleh banyak CEO dan stafnya tetapi juga lebih sulit untuk diubah sesuai dengan tuntutan jaman.
3). Kecepatan merubah budaya perusahaan akan selalu ketinggalan dengan kenyataan yang harus dihadapi dalam menanggapi perubahan lingkungan eksternal yang lebih komplek, kompetitip dan teknologi yang ada.
4). Nilai proaktif perlu ditumbuh kembangkan secara terus menerus dan meninggalkan nilai reaktif sejauh mungkin bila dapat dilakukan.
1). Memuktahirkan pengetahuan, keterampilan dan sikap melalui
pengembangan diklat yang terus menerus sehingga perusahaan menjadi satu “organisasi berpengetahuan”. Untuk mencapainya diperlukan suatu proses pada semua tingkat perusahaan menjadi terbuka dan membagi semua informasi yang diserap dari luar, maka hal ini menunjukkan mode manajemen masa kini, meninggalkan mode masa lalu dengan mempersiapkan mode manajemen masa depan.
2). Harus jelas mengandalkan pengikut dan manajer dengan bekerja
mengandalkan tim sebagai satu mode manajemen.
3). Belajar seumur hidup merupakan moto yang harus didengungkan karena dari situlah akan ditemukan kekuatan / keunggulan kompetitip. Pendekatan ini yang bisasa disebut doktrin “leveraging core competencies” (kompetensi inti memanfaatkan daya leverage).
4). Sinergi melalui berkolaborasi merupakan mode kebutuhan untuk
mempertahankan, memperkuat dan memanfaatkan kompetensi inti.
5). Membangun apa yang disebut dengan “capability organisational”
(kemampuan organisasional) termasuk organisasi tidak formal.
6). Informasi itu menjadi milik bersama, bukan disembunyikan karena itu paling tidak ada kemungkinan diakses melalui jaringan kerja tidak formal.
7). Tantangan prinsip fleksibilitas, ketidakjelasan, dan paradok harus memacu untuk menarik manfaat dari koordinasi dan disentralisasi melalui pengintergrasian global dengan tetap mempertahankan respon dan fokus nasional sehingga menuntut adanya pengorganisasian diri agar dapat bekerja dalam tim lintas fungsional (cross-fungsional team).
8). Akhirnya gaja manajemen dan kemampuan organisional merupakan kompetensi inti yang harus digelar dalam melihat prinsip fleksibilitas, ketidakjelasan dan paradok untuk menyeimbangkan suatu pengendalian perusahaan dengan suatu sistem.
8. APLIKASI POLA PIKIR KAPASITAS BERBASISKAN S.T.I.
Untuk melaksanakan pola pikir KAPASITAS kedalam suatu TIM yang mampu menjalankan peran-peran yang ditunjuk sebagai suatu tim yang benar-benar dapat bekerja sejala dengan perannya yang disebut dengan :
• Peran yang mampu mengembangkan gagasan, memberi arah, dan menemukan hal-hal yang baru sebagai “driver”
• Peran yang mampu menghitung kebutuhan tim, merencanakan strategi kerja, menyusun jadwal sebagai “planner”
• Peran yang ahli memecahkan masalah, mengelola sarana / sumber daya, menyebarkan gagasan, melakukan negosiasi sebagai “enabler”
• Peran yang mau bekerja menghasilkan output, mengkoordinir dan memelihara tim sebagai “exec”
• Peran yang membuat catatan, mengaudit dan mengevaluasi kemajuan tim sebagai “controller”
Agar peran-peran tersebut dapat berjalan kedalam tim berkinerja tinggi, maka dalam mengelola tim diperlukan kemampuan untuk memanfaatkan STI (sistem teknologi informasi).
Dengan memanfaatkan STI sebagai satu pendekatan, maka pemahaman SISTEM haruslah dilihat dalam pengertian baik dari sudut prosedur artinya kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu maupun dari sudut komponen artinya kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk satu kesatuan. Dalam pelaksanaannya untuk menghasilkan sesuatu yang lebih baik kedua pendekatan itu dipergunakan secara simultan sesuai dengan kebutuhannya.
Selanjutnya dengan pemahaman sistem diatas, diharapkan menjadi sesuatu yang produktif mengelola fakta dan data kedalam SISTEM INFORMASI yang dapat berguna bahwa INFORMSI yang disajikan menjadi AKURAT, RELEVAN dan TEPAT WAKTU.
Oleh karena itu, sistem informasi tersebut dibangun kedalam enam komponen yang disebut dengan : 1) komponen input (masukan) ; 2) komponen model (proses) ; 3) komponen output (keluaran) ; 4) komponen teknologi ; 5) komponen basis data ; 6) komponen control (pengendalian). Keenam komponen tersebut harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan.
Klasifikasi sistem dapat diklasifikasikan sebagai sistem abstrak lawan sistem fisik, sistem alamiah lawan sistem buatan manusia, sistem pasti lawan sistem probabilistik dan sistem tertutup lawan sistem terbuka. Dengan pemikiran tersebut, maka sistem informasi masuk di dalam klasifikasi sistem fisik, sistem buatan manusia, sistem pasti dan sistem terbuka.
Berdasarkan pikiran diatas, maka sistem informasi merupakan sub sistem dari sistem organisasi, oleh karena itu sebagai suatu sistem, organisasi mempunyai beberapa komponen atau sub-sistem yaitu sistem informasi, struktur organisasi, budaya, kerja dan manusia. Lihat pada Gambar 1.
KAPASITAS sebagai pola pikir membangun sistem yang bertolak dari komponen organisasi, komponen sosial, komponen sistem informasi dan komponen teknologi sehingga membangun organisasi yang disebut juga sistem sosio-teknologi.
Bertitik tolak dari pemikiran sosio-teknologi, maka melahirkan suatu model menerapkan kerangka berpikir KAPASITAS dalam melaksanakan perubahan yang berencana dan berkesinambungan. Lihat Gambar 2.
